कर्मचारियों के लिए वैश्विक निजता नीति

1परिचय

प्रबंधन, मानव संसाधन और पेरोल उद्देश्यों के लिए अपने संभावित, वर्तमान और भूतपूर्व कर्मचारियों (”आप“ या ”कर्मचारी“) के संबंध में हम जो व्यक्तिगत जानकारी एकत्रित करते हैं उसकी निजता की सुरक्षा करने के लिए हम वचनबद्ध हैं।

2इस नीति का अनुप्रयोग

यह कर्मचारियों हेतु वैश्विक निजता नीति (”नीति“) कर्मचारियों की व्यक्तिगत जानकारी पर और उस व्यक्तिगत जानकारी का - मौखिक, इलेक्ट्राॅनिक या लिखित - किसी भी रूप में प्रबंधन करने पर लागू होती है।

यह नीति आपकी जानकारी की सुरक्षा करने की हयात की वचनबद्धता को प्रभावी बनाती है और इसे दुनिया भर में मौजूद विभिन्न Hyatt Hotels और Resorts™ (चाहे उनका ब्रांड “Hyatt™”, “Hyatt Regency™”, “Park Hyatt™”, “Grand Hyatt™”, “Andaz®”, “Hyatt Place®” या “Hyatt Summerfield Suites®” हो) या Hyatt Vacation Club™ की सम्पत्तियों का प्रबंधन, प्रचालन, फ्रेंचाइज, स्वामित्व रखने वाले और/या सेवाएं प्रदान करने वाले सभी पृथक और विशिष्ट कानूनी निकायों द्वारा अपना लिया गया है। इन निकायों में हयात होटल्स कॉर्पोरेशन और इसकी प्रत्यक्ष तथा परोक्ष सहायक कंपनियां, और दुनिया भर में मौजूद निजी हयात होटल्स एंड रिजॉर्ट्स तथा हयात वैकेशन क्लब की सम्पत्तियों का स्वामित्व रखने वाले सभी पृथक और विशिष्ट कानूनी निकाय शामिल हैं। इस सम्पूर्ण नीति में आए ”हयात“, ”हम“ और ”हमारे“ के सम्बोधन, संदर्भ के अनुसार, सामूहिक रूप से उन पृथक और विशिष्ट कानूनी निकायों को सम्बोधित करते हैं।

यदि हम आफ बारे में अपने पास रखी गई आपकी व्यक्तिगत जानकारी को अपने अन्य सम्बंद्ध आतिथ्य-सत्कार व्यवसायों के समक्ष उजागर करते हैं, तो उन निकायों को पहले आपकी व्यक्तिगत जानकारी को अपने यहां प्रसंस्कृत करने के संदर्भ में इस नीति को मानने की बाध्यता पर सहमत होना चाहिए।

हालांकि इस नीति का मंतव्य वैश्विक रूप से जानकारी प्रसंस्कृत करने संबंधी हमारी गतिविधियों की व्यापकतम रेंज का वर्णन करना है, लेकिन प्रसंस्कृत करने संबंधी ये गतिविधियां कुछ अधिक्षेत्रों में अपने कानूनी प्रतिबंधों के आधार पर अधिक सीमित हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, किसी खास देश के कानून हमारे द्वारा एकत्रित की जा सकने वाली व्यक्तिगत जानकारी के प्रकारों या उस जानकारी को प्रसंस्कृत करने के हमारे ढंग को सीमित कर सकते हैं। इन स्थितियों में, हम स्थानीय कानून की आवश्यकताओं का पालन करने के लिए अपनी आंतरिक नीतियों और अभ्यासों को समायोजित करेंगे।

3हमारे द्वारा प्रसंस्कृत की जाने वाली व्यक्तिगत जानकारी के प्रकार

इस नीति में उल्लिखित ”व्यक्तिगत जानकारी“ शब्द का अर्थ ऐसी जानकारी से है जो एक व्यक्ति के रूप में आपकी पहचान करती है या आपकी पहचान करने में समर्थ है। हमारे द्वारा प्रसंस्कृत की जाने वाली व्यक्तिगत जानकारी (जो लागू होने वाले कानूनों और कर्मचारी की स्थिति तथा दायित्वों की प्रकृति के आधार पर विभिन्न अधिक्षेत्रों में भिन्न-भिन्न हो सकती है) के प्रकारों में निम्न शामिल हैं ः

• नाम, लिंग, घर का पता और टेलीफोन नम्बर, जन्मतिथि, वैवाहिक स्थिति, आपातकालीन सम्फ-सूत्र;
• आवास तथा कार्य परमिट की स्थिति, सैन्य स्थित, राष्ट्रीयता और पासपोर्ट की जानकारी;
• सामाजिक सुरक्षा या अन्य करदाता पहचान संख्या, बैंक संबंधी ब्योरे;
• बीमारी भुगतान, पेंशन, बीमा या अन्य लाभ संबंधी जानकारी (जीवनसाथी, नाबालिग बच्चों या अन्य अर्ह आश्रितों तथा हिताधिकारियों के लिए लिंग, आयु, राष्ट्रीयता और पासपोर्ट की जानकारी सहित);
• भर्ती की तिथि, पदोन्नति(यों) की तिथि(यां), कार्य इतिहास, तकनीकी कौशल, शैक्षणिक पृष्ठभूमि, पेशेवराना प्रमाणपत्र और पंजीकरण, भाषा संबंधी क्षमताएं, जिन प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों में भाग लिया हो;
• ऊंचाई, वजन और कपडों का नाप, फोटोग्राफ, भौतिक सीमाएं और विशेष जरूरतें;
• कार्य से अनुपस्थिति, अधिकृत अवकाश और किए गए सम्बन्धित अनुरोध, वेतन संबंधी इतिहास और अपेक्षाएं, कार्य-प्रदर्शन का मूल्यांकन, प्रशंसा एवं संस्तुति पत्र, और अनुशासनात्मक तथा शिकायत प्रक्रियाओं के रिकॉर्ड (हयात की नीतियों के अनुपालन और क्रियान्वयन संबंधी निगरानी सहित);
• जहां कानून द्वारा अनुमोदित हो और किसी कर्मचारी या संभावित कर्मचारी द्वारा किए जाने वाले कार्यों को देखते हुए उचित हो, तो वहां साख और आपराधिक पृष्ठभूमि संबंधी जांचों के परिणाम, नशीली दवाओं तथा अल्कोहल परीक्षण के नतीजे, आरंभिक जांच, स्वास्थ्य संबंधी प्रमाणपत्र, ड्राइविंग लाइसेंस नम्बर, वाहन पंजीकरण और ड्राइविंग संबंधी इतिहास;
• कानूनों के अनुपालन के लिए आवश्यक जानकारी, कानून प्रवर्तन प्राधिकारियों के अनुरोध तथा दिशा-निर्देश या न्यायालय के आदेश (जैसे बाल सहायता और ऋण भुगतान संबंधी जानकारी);
• हयात की नीतियों के संदर्भ में स्वीकृतियां, नैतिकता और/या हितों के टकराव संबंधी नीतियों और कम्प्यूटर तथा अन्य कॉर्पोरेट संसाधन के इस्तेमाल से सम्बन्धित नीतियों सहित;
• सुरक्षा प्रणालियों में कैद जानकारी, सीसीटीवी और की कार्ड एंट्री प्रणालियों सहित;
• किसी कर्मचारी द्वारा हयात के कम्प्यूटर या संचार उपकरण का इस्तेमाल करके सृजित, भंडारित या संप्रेषित वॉयसमेल, ई-मेल, पत्र-व्यवहार और अन्य कार्य उत्पाद तथा संचार;
• त्यागपत्र या कार्यमुक्ति की तिथि, त्यागपत्र या कार्यमुक्ति का कारण, रोजगार से हटाए जाने की व्यवस्था करने से सम्बन्धित जानकारी (जैसे कि संदर्भ)।

हमारे द्वारा प्रसंस्कृत की जाने वाली ज्यादातर व्यक्तिगत जानकारी ऐसी जानकारी होती है जिसे आप समझ-बूझकर हमें प्रदान करते हैं। फिर भी, कुछ मामलों में, हम ऐसी जानकारी प्रसंस्कृत करते हैं जिसे हम आफ द्वारा हमें प्रदान की गई अन्य जानकारी या आफ साथ हुए हमारे मेल-जोल, या किसी तृतीय पक्ष से आफ जानते हुए हमें आफ बारे में मिली व्यक्तिगत जानकारी के आधार पर हम निष्कर्ष के रूप में निकालने में समर्थ होते हैं।

ऐसी स्थिति हो सकती है जिसमें आफ द्वारा हमें प्रदान की गई व्यक्तिगत जानकारी को कुछ देशों के निजता कानूनों के तहत ”संवेदनशील व्यक्तिगत जानकारी“ माना जा सकता है। ये कानून ”संवेदनशील व्यक्तिगत जानकारी“ को ऐसी व्यक्तिगत जानकारी के रूप में परिभाषित करते हैं जिनसे हम किसी व्यक्ति के नस्ल या जातीय मूल, राजनीतिक विचार, धार्मिक आस्थाओं या मिलती-जुलती प्रकृति के अन्य आस्थाओं, किसी ट्रेड यूनियन की सदस्यता, भौतिक या मानसिक स्वास्थ्य या स्थिति, यौन-आचरण, या न्यायिक आंकडे (किसी आपराधिक मामले के कमीशन या आरोपित कमीशन से सम्बन्धित जानकारी सहित) निर्धारित कर सकते हैं या इनके बारे में नतीजे निकाल सकते हैं।

4हम व्यक्तिगत जानकारी का इस्तेमाल कैसे करते हैं

हम कर्मचारियों से सम्बन्धित व्यक्तिगत जानकारी का इस्तेमाल निम्न हेतु करते हैं ः

• रोजगार के लिए आवेदनपत्रों का मूल्यांकन करना;
• कर्मचारी के रोजगार संबंध के सभी पहलुओं का प्रबंधन करना, जिसमें पेरोल, लाभ, कॉर्पोरेट यात्रा और अन्य वापस मिलने वाले खर्चे, विकास तथा प्रशिक्षण, अनुपस्थिति निगरानी, कार्य-प्रदर्शन आकलन, अनुशासनिक और शिकायत प्रक्रियाएं और सामान्य प्रशासनिक तथा मानव संसाधन संबंधी अन्य प्रक्रियाएं शामिल हैं लेकिन ये इन्हीं तक सीमित नहीं हैं;
• जनशक्ति और क्रमिक योजनाओं को विकसित करना;
• बीमारी संबंधी रिकॉर्डों और व्यवसाय संबंधी स्वास्थ्य कार्यक्रमों को बनाए रखना;
• हयात के अतिथियों, स्टाफ और सम्पत्ति (सुरक्षित स्थलों में और हयात के कम्प्यूटरों, संचार तथा अन्य संसाधनों के इस्तेमाल से की जाने वाली गतिविधि तक पहुंच को नियंत्रित करने तथा इसकी सुविधा प्रदान करने सहित) की सुरक्षा तथा हिफाजत करना;
• हयात और इसके अतिथियों के खिलाफ किए गए दावों की जांच करना तथा प्रत्युत्तर देना;
• कर्मचारियों के राय जानने से सम्बन्धित सर्वेक्षण संचालित करना और कर्मचारी को पहचान दिलाने वाले कार्यक्रम चलाना;
• रोजगार से हटाना और संदर्भ प्रदान करना तथा बनाए रखना;
• आपातकालीन सम्फ और हिताधिकारी संबंधी ब्योरे (जिसमें इस संदर्भ में आफ द्वारा नामित व्यक्तियों के बारे में हयात द्वारा जानकारी रखना शामिल है) बनाए रखना; और
• लागू होने वाले कानूनों (जैसे स्वास्थ्य और सुरक्षा) का पालन करना, व्यक्तिगत कर्मचारियों के संदर्भ में न्यायिक या प्रशासकीय आदेशों सहित (उदाहरणार्थ, वेतन रोक, बाल सहायता भुगतान)।
• अपराध की रोकथाम और पता लगाने के लिए;
• हयात के अतिथियों और स्टाफ के स्वास्थ्य और सुरक्षा की हिफाजत करने के लिए;
• हयात की सम्पत्ति और हयात के अतिथियों तथा अन्य मुलाकातियों की सम्पत्ति के प्रबंधन और सुरक्षा के लिए; और
• गुणवत्ता संबंधी आश्वासन के उद्देश्यों के लिए।

साथ ही हम अपने ग्राहक सेवा की गुणवत्ता पर निगरानी रखने के लिए, ’सीक्रेट शॉपर‘ या ’मिस्ट्री गेस्ट‘ कार्यक्रम भी करते हैं।

प्रौद्योगिकीय संसाधनों के इस्तेमाल हेतु नीति और समय-समय पर उस नीति को प्रतिस्थापित, संशोधित या संपूरित कर सकने वाली इस्तेमाल संबंधी अन्य किन्हीं भी स्वीकार्य नीतियों के अनुसार इंटरनेट के इस्तेमाल तथा संचार पर निगरानी रखते हैं।

5आपकी व्यक्तिगत जानकारी का प्रकटीकरण

5.1सामान्य
उपरोक्त वर्णित उद्देश्यों को पूरा करने के लिए, आपकी जानकारी उपरोक्त वर्णित उद्देश्यों के लिए मानव संसाधन स्टाफ, लाइन मैनेजरों, परामर्शदाताओं, सलाहकारों और हमारे होटलों तथा कार्यालयों में स्थित अन्य उचित व्यक्तियों के समक्ष प्रकट की जाएगी।
5.2हमारे एजेंट, सेवा प्रदाता और आपूर्तिकर्ता
अनेक व्यवसायों की तरह, हम समय-समय पर कुछ निश्चित कार्यों और/या जानकारी को प्रसंस्करण के लिए तृतीय पक्षों को आउटसोर्स करते हैं। कृपया याद रखें कि जब आप किसी पद के लिए हमारे पास ऑनलाइन आवेदन करते हैं, तो आपको किसी तृतीय पक्ष की साइट पर स्थानांतरित किया जा सकता है जिसके साथ हयात ने हमारी ओर से आपकी व्यक्तिगत जानकारी का प्रसंस्कृत करने के लिए अनुबंध किया हो। जब हम आपकी व्यक्तिगत जानकारी को प्रसंस्कृत करने के लिए तृतीय पक्षों को आउटसोर्स करते हैं या आपकी व्यक्तिगत जानकारी तृतीय पक्ष के सेवा प्रदाताओं को प्रदान करते हैं, तो हम उन तृतीय पक्षों को उपयुक्त सुरक्षा उपायों के साथ आपकी व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा करने के लिए बाध्य करते हैं और आपकी व्यक्तिगत जानकारी को उनके अपने उद्देश्यों के लिए इस्तेमाल करने या आपकी व्यक्तिगत जानकारी को अन्य लोगों के समक्ष प्रकट करने से रोकते हैं।
5.3व्यवसाय हस्तांतरण
चूंकि हमारे व्यवसाय का विकास जारी है, इसलिए हम होटल और अन्य परिसम्पत्तियां खरीद या बेच सकते हैं। ऐसे लेन-देनों में, कर्मचारी संबंधी जानकारी सामान्यतः हस्तांतरित होनी वाली व्यावसायिक परिसम्पत्तियों में से एक होती है और हम ऐसे किन्हीं भी हस्तांतरणों में आपकी व्यक्तिगत जानकारी को एक परिसम्पत्ति के रूप में शामिल करने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं। साथ ही, ऐसी किसी असंभावित घटना में जबकि हमें, या हमारी समस्त उल्लेखनीय परिसम्पत्तियों को अधिग्रहित कर लिया जाता है तो कर्मचारी संबंधी जानकारी भी हस्तांतरित परिसम्पत्तियों में से एक हो सकती है।
5.4कानूनी आवश्यकताएं
हम अपने पास स्थित आपसे सम्बन्धित किसी भी व्यक्तिगत जानकारी को प्रकट करने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं बशर्ते कि हमें किसी न्यायालय द्वारा ऐसा करने को बाध्य किया जाता है या किसी सरकारी निकाय द्वारा ऐसा करने का अनुरोध किया जाता है या यदि हम कानून का पालन करने या अपने अधिकारों या सम्पत्ति के बचाव में या रक्षा करने के लिए ऐसा करना आवश्यक या वांछित समझते हैं। हम एकत्रित की गई जानकारी को बनाए रखने और अकाउंटिंग तथा टैक्स नियमों एवं विनियमों का पालन करते हुए ऐसी जानकारी को प्रसंस्कृत करने का अधिकार भी सुरक्षित रखते हैं।

6केंद्रीकृत डेटा प्रसंस्करण गतिविधियां

अधिकांश अंतर्राष्ट्रीय व्यवसायों की तरह, हमने अपने डेटा प्रसंस्करण और मानव संसाधन प्रबंधन के कुछ निश्चित पहलुओं को केंद्रीकृत किया है ताकि हम अपने व्यवसाय का बेहतर प्रबंधन कर सकें। इस केंद्रीकरण के परिणामस्वरूप व्यक्तिगत जानकारी का एक देश से दूसरे देश में स्थानांतरण हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप निम्न में रोजगार करते हैं या निम्न में रोजगार पाने के एक उम्मीदवार हैं तो आपकी व्यक्तिगत जानकारी युनाइटेड स्टेट्स को स्थानांतरित तथा वहीं प्रसंस्कृत की जाएगी ः (क) युनाइटेड स्टेट्स के बाहर स्थित हयात की किसी संबंद्ध कंपनी में; या (ख) युनाइटेड स्टेट्स के बाहर स्थित हमारे किन्हीं भी निकायों या संबंद्ध आतिथ्य-सत्कार व्यवसायों में से किसी के एग्जेक्यूटिव कमिटी मेम्बर, डिपार्टमेंट हेड या अन्य महत्वपूर्ण कर्मचारी के रूप में।

यदि आपको किसी अन्य देश में स्थित किसी हयात होटल या सम्बंद्ध आतिथ्य-सत्कार व्यवसाय में किसी पद पर रखने पर विचार किया जा रहा है, तो आपसे जुडी कुछ व्यक्तिगत जानकारी उस देश को स्थानांतरित कर दी जाएगी जहां यह पद रिक्त है। आपसे जुडी व्यक्तिगत जानकारी को अन्य स्थानों में मौजूद हयात के संबंद्धों के प्रबंधकों और/या मानव संसाधन स्टाफ को भी स्थानांतरित किया जा सकता है ताकि वे किसी भिन्न पद के लिए आवेदन करने के संदर्भ में आपसे सम्फ करने में समर्थ हो सकें। आफ लिए आवेदन प्रपत्र इस विकल्प को चुनने का अवसर होगा। जिन अधिकार-क्षेत्रों में जानकारी स्थानांतरित की जाएगी वहां व्यक्तिगत जानकारी की निजता संरक्षित रखने से सम्बन्धित कानून हो भी सकते हैं और नहीं भी। फिर भी, जब कभी भी आपकी व्यक्तिगत जानकारी हयात के अंदर स्थानांतरित की जाती है, तो आपकी व्यक्तिगत जानकारी इस नीति के नियमों और शर्तों के अनुसार प्रसंस्कृत की जाएगी।

7  आपकी व्यक्तिगत जानकारी को अद्यतन करना या उस तक पहुंच बनाना

कुछ सीमित अपवादों के साथ, आप हमें नीचे खंड ९ में दिए गए पतों पर पत्र या ईमेल से लिखित अनुरोध भेजकर हमारे द्वारा अपने बारे में बरकरार रखी गई व्यक्तिगत जानकारी के संबंध में पूछताछ कर सकते हैं। कृपया इसमें अपना पूरा नाम, वर्तमान (या पिछला) पद-नाम और हयात के साथ रोजगार करने का स्थान जरूर शामिल करें ताकि हम आपकी पहचान और हमारे द्वारा आफ बारे में बरकरार रखी गई व्यक्तिगत जानकारी सुनिश्चित कर सकें। हो सकता है कि हम ऐसे आंकडों को प्रकट नहीं करें जिन्हें लागू होने योग्य कानूनों के तहत पाने के लिए आप अधिकृत नहीं हों (जैसे कि किसी अन्य व्यक्ति के बारे में जानकारी उजागर करने वाला आंकडा)।

यदि लागू होने वाले कानूनों के तहत अनुमति हो, तो ऐसे किसी भी अनुरोध को प्रसंस्कृत करने के लिए हम आपसे एक शुल्क लेने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं, जो सामान्यतः लगभग २० डॉलर होती है। जब आप जल्दी-जल्दी एक से अधिक अनुरोध करते हैं, तो हम बाद के अनुरोध पर अपने पिछले जवाब का उल्लेख करते हुए जवाब दे सकते हैं और केवल उन्ही मदों को चिह्वित करते हैं जिनमें भौतिक रूप से बदलाव आया है।

आप नीचे खंड ९ में दिए गए पतों पर पत्र या ईमेल भेजकर हमारे द्वारा आफ बारे में रखी गई व्यक्तिगत जानकारी को सही करने, या उसका प्रसंस्करण रोकने का अनुरोध कर सकते हैं। यदि हम इस बात पर सहमत होते हैं कि जानकारी गलत है या कि प्रसंस्करण को रोक दिया जाना चाहिए, तो हम जानकारी को हटा देंगे या सही कर देंगे। यदि हम जानकारी के गलत होने पर सहमत नहीं होते, तो हम, इसके बावजूद, इस तथ्य को दर्ज कर देंगे कि आफ विचार से प्रासंगिक फाइल(लों) में मौजूद यह जानकारी गलत है।

8नीति में बदलाव

जिस प्रकार हमारे व्यवसाय में निरंतर बदलाव आता रहता है, ठीक उसी प्रकार यह नीति भी बदल सकती है। आपकी सहायता के लिए, यह नीति दिनांकित है और इस दस्तावेज के अंत में इससे सम्बन्धित एक संस्करण संख्या दी गई है।

9व्यक्तिगत जानकारी/प्रश्नों या शिकायतों तक पहुंच बनाने के लिए अनुरोध

यदि इस नीति के बारे में आफ कोई प्रश्न हैं, या नीति के प्रबंधन के संदर्भ में कोई सरोकार या शिकायतें हैं, या यदि आप हमारे द्वारा आफ बारे में बरकरार रखी गई व्यक्तिगत जानकारी तक पहुंच बनाने के लिए कोई अनुरोध (ऊपर दिए गए खंड ७ में वर्णित ढंग से) दाखिल करना चाहते हैं, तो कृपया निम्नलिखित माध्यमों में से किसी के द्वारा हमसे सम्फ करें ः

• वर्तमान कर्मचारियों के लिए, अपने लाइन मैनेजर या अपने मानव संसाधन प्रबंधक से सम्फ करने के द्वारा; और
• आवेदकों और भूतपूर्व कर्मचारियों के लिए, हयात अप्लीकेशन को-ऑर्डिनेटर से Privacy.ApplicantCoordinator@hyatt.com पर सम्फ करने के द्वारा।

शिकायतों के लिए, कर्मचारी के पास शिकायत को अधिक आगे तक ले जाने, उपयुक्त होटल जनरल मैनेजर और अंततः मुख्य निजता अधिकारी के पास तक ले जाने, का विकल्प है।

इस नीति में वर्णित वचनबद्धताओं के अतिरिक्त, हयात ने, अनेक राष्ट्रीय निजता नियामकों के द्वारा अनुमोदित, मानकों और नीतियों का एक बंधनकारी समुच्चय (जिसे कुछ देशों में बंधनकारी कॉर्पोरेट नियम के नाम से जाना जाता है) निर्मित करके व्यक्तिगत जानकारी के संबंध में कुछ देशों में अपनी कुछ कानूनी बाध्यताओं का अनुपालन किए जाने को भी सुनिश्चित किया है। परिणामस्वरूप, अपनी परिस्थितियों और स्थिति के अनुसार, आप उस नियामक या किसी न्यायालय के जरिए उन मानकों या नीतियों का इस्तेमाल करके अपने निजता अधिकारों को लागू कराने में सक्षम हो सकते हैं। यदि आप इन मानकों और वचनबद्धताओं के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो कृपया privacy@hyatt.com पर एक ईमेल भेजकर मुख्य निजता अधिकारी से सम्फ करें।

जैसा कि ऊपर बताया गया है, अपनी व्यक्तिगत जानकारी तक पहुंच बनाने के लिए किए जाने वाले सभी अनुरोध लिखित रूप में दाखिल किए जाने चाहिए।

प्रभावी होने की तिथि : १ अक्टूबर, २००९